Outlook/アウトルック

outlookメールを自動振り分け!差出人別や件名別、宛先別、本文ごとに仕分けルールを設定してみよう!

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Outlook/アウトルック

ビジネスシーンにおいては、メールでのコミュニケーションは必須ですよね(#^^#)
そんなコミュニケーションツールのメールですが、上司や取引先、お客様からメールをもらって、後で返信しようと思っていたら「あれ?!あのメールどこいったの??」なんて、焦ってしまうこと良くありませんか?

そんな方は、ぜひこの記事を読んで、届いたメールにルールを設定して、だれから届いたメールなのか、整理してみましょう♪

この記事を読むと、受信メールだけではなく、グループメールもフォルダ分けできるようになります♪
届いたメールを整理すると、メールにかける時間が格段に短縮されて、もっと時間を有効活用ができるようになりますよ(^_-)-☆

是非、最後までよんでみてくださいね(^^)/

Outlookで仕分けルール作成しフォルダ分けしていく手順

  • 仕分けルールを設定したいメールの上で右クリッし、ルール設定画面を出す
  • 仕分けルールを設定
  • 振り分けるフォルダ作成
  • すでに受信したメールにも適用
  • 振り分け設定完了

ではでは、早速仕分けルールを作っていきましょう♪

今回は、受信トレイ配下に「Microsoft」名のフォルダを作って、Microsoftアカウントチームからのメールをすべて、「Microsoft」ファイルに振り分けるように設定していきますね(#^^#)

1.仕分けルールを作成したいメールです。

今回はMicrosoftから送られてきたログインアラートを、新しいフォルダを作って振り分けるように設定していきます(#^^#)

2.仕分けしたいメールの上で右クリック
>ルール >仕分けルール の順でクリックします。

3.仕分けルール作成画面が表示されます。

あなたの設定したいルールを作ってくださいね♪

※今回は「差出人がMicrosoftアカウントチーム」だった場合「受信トレイ内のMicrosoft」フォルダに自動的に振り分けるように設定していきます※


4.受信トレイ配下にフォルダを作成する場合、先に「受信トレイ」をクリックします。

それから「新規作成」を始めます。

5.新しいフォルダを作成画面が出るので、フォルダ名を入力し、「OK」を押します。

※今回はMicrosoft名で作成してます。

6.受信トレイ配下に新しく「Microsoft」フォルダが完成!!
「OK」で画面を閉じます。

7.条件に一致する項目のチェックが入っているか確認して「OK」を押します。

迷惑メールに振り分ける場合はこの手順!


8.「現在のフォルダにあるメッセージに、この仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れて「OK」を押すと、すでに受信済のメールの中からも、自動でフォルダに仕分けしてくれます。

9.受信トレイ内の「Microsoft」に振り分けが完了しました\(^o^)/

以上が、メールの振り分けの手順です。

まとめ

今回は、受信したメールから振り分けのルールを設定しました。

このほかにも送信済みアイテムからも、右クリックして振り分けルールを設定することもできます。

また、迷惑メールフォルダに振り分けるときも右クリックから迷惑メールに振り分けることができます。

この振り分けルール
一度設定すると、次回からは自動で振り分けるのでとっても便利💛

振り分け機能を使って、業務の時短目指しましょ♪

今日の記事も、あなたのお役に立ちますように(^_-)-☆


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